Business and finance support officer

Job description

IDLab, een imec onderzoeksgroep aan de Universiteit Antwerpen zoekt een voltijds Business and finance support officer.

 

IMEC

imec is 's werelds toonaangevende onderzoeks- en innovatiehub in nano-elektronica en digitale technologie. De combinatie van ons alom geprezen leiderschap op het gebied van microchiptechnologie en diepgaande software- en ICT-expertise maakt ons uniek. Door gebruik te maken van onze infrastructuur van wereldklasse en een lokaal en wereldwijd ecosysteem van partners in een groot aantal sectoren, creëren we baanbrekende innovatie in toepassingsdomeinen zoals gezondheidszorg, slimme steden en mobiliteit, logistiek en productie en energie.

 

Universiteit Antwerpen - imec IDLab Onderzoeksgroep

De IDLab-onderzoeksgroep van imec en de Universiteit van Antwerpen voert fundamenteel en toegepast onderzoek uit naar internettechnologieën en data science. Binnen Antwerpen richt IDLab zich specifiek op wireless networking and distributed intelligence. IDLab heeft een unieke onderzoeksinfrastructuur die wordt gebruikt in tal van nationale en internationale samenwerkingsverbanden.

 

Jouw opdracht

IDLab Antwerpen is een sterk groeiende groep, zowel op vlak van de onderzoeksteams als op vlak van onderzoeksprojecten en samenwerkingen met externe partners. We focussen ons actief op de verdere uitbouw van het business en finance team om deze groei te kunnen ondersteunen. Hiervoor zijn we op zoek naar een gemotiveerde medewerker, die niet bang is te werken in een uitdagende en snel veranderende omgeving.

 

Business

  • Je vervoegt het business team en werkt actief mee aan de uitbouw van een goed geoliede business flow. Je documenteert, ontwikkelt en optimaliseert de operationele processen.
  • Je stelt offers en quotes op voor bedrijven aan de hand van de aangeleverde inhoudelijke informatie. Je zorgt dat deze bij de correcte personen worden aangemeld.
  • Je neemt het voortouw in het contractuele proces: je stelt contracten op met behulp van templates, laat wijzigingen doorvoeren, legt deze voor bij alle partners en start de ondertekening op.
  • Je behoudt het overzicht over alle leads, opportuniteiten en proposals in de beschikbare databanken. Je actualiseert deze op vaste basis en kan hieruit rapporteren.
  • Je interageert met bedrijfs- en onderzoekspartners.
  • Je bent de rechterhand van de valorisatiedirecteur. Je plant meetings in met bedrijven, bereidt presentaties voor en stelt verslagen op.

 

Finance


  • Je vormt het aanspreekpunt van IDLab Antwerpen voor alle vragen rond onderzoeksfinanciering en bent de rechterhand van de finance manager. Je beheert en optimaliseert de financiële processen en helpt deze te kaderen binnen de bredere werking van de groep.
  • Je stelt budgetten op voor project proposals volgens de regels van de funding instelling.
  • Je registreert de aanvaardde projecten in de ERP-systemen van imec en UAntwerpen.  
  • Je overlegt met de project leads en volgt de financiële planning op, zodat personeel en werkingsmiddelen op de correcte projecten terecht komen.
  • Je stelt de financiële rapportering op voor de diverse funding instellingen en bereidt indien nodig de audit voor.
  • Je beheert alle informatie in de beschikbare databanken. Je kan deze optimaliseren en hieruit rapporteren.

Requirements

  • Je bezit een diploma relevant aan de vacature (bv. bachelor in bedrijfsmanagement) of gelijkwaardige competenties door ervaring.
  • Je hebt uitstekende kennis van MS Office, m.n. Excel.
  • Je hebt bij voorkeur ervaring met projectfinanciering en contractflow. Je bent bereid je in te werken in de specifieke regelgevingen.
  • Je hebt inzicht in financiële concepten en bent goed met cijfers.
  • Je verwerft gemakkelijk inzicht in de verschillende financiële tools. Kennis van SAP, Oracle financials en MS CRM is een pluspunt.
  • Je bent zelfstandig, doelgericht en nauwkeurig. Je analyseert de processen van de teams proactief en kan deze optimaliseren.
  • Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands en een uitstekende kennis van het Engels.


Praktische info

  • Startdatum: zo snel mogelijk, bij voorkeur september-oktober 2019
  • Aard van de overeenkomst: voltijds (100%)
  • Plaats tewerkstelling: The Beacon, Sint-Pietersvliet 7, 2000 Antwerpen
  • Deadline aanmelding: 31 juli